La FàQ reprend des questions récurrentes et donne les réponses concernant les aspects juridiques autour du numérique.
D'autres questions-réponses seront bientôt disponibles.
Les données personnelles
Les données personnelles sont des informations concernant une personne précise. Le terme « informations » est à comprendre au sens le plus large. S’y rattachent les constatations de faits et les jugements de valeur, sans tenir compte de la technique utilisée (signal analogique ou numérique, parole, image, son ou leur combinaison) ni du mode de transmission (entre personnes présentes, par courrier ou transmission électronique). En revanche, ce qu’une personne sait sans l’avoir consigné ou enregistré quelque part n’entre pas en ligne de compte. Une fois enlevés le nom et tous les autres éléments qui permettent l’attribution à une personne déterminée, il ne s’agit plus de données personnelles.
Source : educa.ch : EducaGuides : Protection des données Les données personnelles à l’école
Pour plus d'informations : Protection des données - Les données personnelles à l'école
Qu'entend-on par «traitement» des données personnelles ?
Le terme «traitement» comprend toute opération relative à des données personnelles, en particulier l’acquisition, la conservation, la modification, l’association, la communication ou la destruction.
Qu'entend-on par «communication» des données personnelles
Par «communication» de données personnelles, on entend toute manière de rendre accessibles des données personnelles, en particulier le fait d’autoriser la consultation, la communication de renseignements, la transmission ou la publication.
Quelles sont les données personnelles «sensibles» ?
Ce sont les données :
- sur les opinions, l’appartenance et l’activité religieuses, philosophiques ou politiques
- touchant au domaine intime, de la santé psychique, mental ou physique
- sur le fait d’être tributaire de l’aide sociale ou dépendant d’une prise en charge sociale
- sur des enquêtes policières, des procédures pénales en cours, etc.
Qu'est-ce que la protection des données ?
Cela concerne surtout la protection des personnes contre tout emploi abusif de leurs données personnelles dans leur vie quotidienne. Depuis que les applications Web 2.0 ont fait leur entrée dans les salles de classe, la protection des données personnelles des apprenants - mais aussi des enseignants - est devenue un enjeu dont l’importance ne cesse de grandir.
Les données dans Microsoft 365 (M365)
Conformité de M365 liées à la protection des données (informations SITEL-ATPRD) :
Des documents contenant des données sensibles concernant les élèves (tels que les annonces à la justice de paix, les formulaires de demande de mesures d’aide renforcées ou ordinaires de pédagogie spécialisée MAO/MAR, des rapports pédagothérapeutiques, des notes d’entretien et de séances de réseaux, etc.) peuvent être déposés sur le cloud de M 365: que ce soit l’espace de stockage OneDrive ou l’espace de stockage du SharePoint (pour les documents déposés dans une équipe Teams) ou dans la messagerie électronique (@fr.ch et/ou @edufr.ch).
Avec les données en Suisse, les contrats sont adaptés et la loi adaptant la législation cantonale à certains aspects de la digitalisation du 18.12.2020 est respectée (en vigueur depuis le 01.03.2021) :
Où sont stockées mes données liées à mon compte M365 ?
Pour M365, les données du « tenant » EDU sont stockées en Suisse.
Qui a accès à mes données lorsque j'utilise les produits M365 ?
Moi seul-e ai accès à mes données. Je peux les partager avec un-e collègue. Toutes les données sont stockées dans le cloud, protégé par votre identifiant.
Comment je dois protéger mes données dans M365 ?
Il est bien entendu recommandé de protéger son appareil par un mot de passe solide et de se prémunir des risques d’attaques informatiques (virus). Ces problèmes sont le plus souvent induits par un comportement inadéquat des utilisateurs.
Comment sont protégées mes données dans M365 ?
Les données sont cryptées sur les serveurs de Microsoft et l’Etat de Fribourg serait informé si la clé de cryptage était utilisée pour une raison exceptionnelle.
Compte élève et mot de passe
Les parents peuvent-ils exiger que l'école communique le mot de passe personnel de l'élève ?
Selon l’art. 7 al. 3 let. c) des directives actuelles, les parents ont la possibilité d’accéder au compte de courrier électronique de leur enfant mineur.
Dois-je mettre une photo de profil ou l'enseignant peut-il me le demander ?
Les élèves ne sont pas tenus à mettre la photo de profil. Ils doivent prendre soin de leurs données personnelles, à être responsable de ce qu'ils publient sur les réseaux. Quelle est la motivation et la plus-value de publier une photo, accessible à toute personne ayant un compte M365 de l'Etat de Fribourg?
Comme M365 est un outil professionnel, l’enseignant-e ou la direction d'école ont-ils le droit de demander à un élève de montrer le contenu de son compte ?
Les enseignants peuvent bien entendu demander à un élève de montrer le contenu de son compte en cas de comportement non conforme à la Charte de l'établissement scolaire. Par contre, en cas de refus de sa part, ils ne pourront pas le forcer mais peuvent s'adresser aux parents.
En cas de non respect de la charte
Des élèves n'ont pas respecté le principe 1 de la Charte Internet, ils communiquent via Teams à des fins privées. L'enseignant apprend qu'ils ont créé un groupe de classe sans les enseignants dans Teams.
Quelle est la réponse "répressive" ?
Réponse répressive : il est possible de bloquer les comptes des élèves en procédant à la réinitialisation du mot de passe de l'élève. Le manquement au respect de la charte peut être suivi d'une sanction à poser au regard de la gravité.
Des élèves n'ont pas respecté le principe 1 de la Charte Internet, ils communiquent via Teams à des fins privées. L'enseignant apprend qu'ils ont créé un groupe de classe sans les enseignants dans Teams.
Quelle est la réponse éducative ?
Réponse éducative : il est essentiel de reprendre cette situation en classe, de l'analyser par rapport aux principes de la charte qui a été signée. Une leçon de citoyenneté numérique est peut-être nécessaire. Dans le cas présent, un autre canal que M365 doit être utilisé pour les communications privées.
L'école est-elle responsable si un élève publie du contenu inadapté sur M365 le soir, hors temps scolaire ?
L’école est responsable d'éduquer à la « citoyenneté numérique ». Si des élèves s’insultent le soir via Teams, les parents ne pourront pas imputer cela à l’école. L'école doit faire de la prévention générale et prononcer une réaction si elle a observé un manquement à la Charte. Enfin ce sont bien les parents qui restent responsables de leur enfant en premier lieu et hors temps de classe.
L’école peut-elle porter plainte contre l’enfant pour non-respect des règles de la charte d’utilisation ?
Le directeur d’école, ou une personne (enseignant-e) peut porter plainte s’il y a atteinte au code pénal par exemple s’il est visé par une diffamation. Ceci dit, l’école dispose aussi des sanctions disciplinaires et doit contacter les parents pour réagir en cas de souci (pour les mineurs).
Les activités scolaires et publications
J'ai réalisé un film à des fins pédagogiques avec mes élèves et je désire le montrer à des parents. Comment m'y prendre de manière à respecter les aspects de la citoyenneté numérique ?
Le film est considéré comme une activité pédagogique comme un exposé, un dessin, une production textuelle. Ce film peut être déposé dans Stream (outil M365) qui offre une protection optimale. En devoirs, l'élève se connecte à son compte et visionne le film avec ses parent. Il n'y a pas de téléchargement.
M365 dans la pratique
Des parents peuvent-il déposer des documents privés sur l'espace de stockage OneDrive de leur enfant ?
La solution M365 et ses différentes applications sont prévues uniquement pour un usage scolaire. Par conséquent, il n'est pas recommandé aux parents de déposer ces documents sur cet espace. De plus, en fin de scolarité ou d'études, le contenu est à transférer car le compte se ferme après 1 mois.
Article 3
Est-ce qu’on peut publier des photos et travaux d’élèves avec protection d’un mot de passe ?
- Les dispositifs de protection par mot de passe ne dispensent pas d’obtenir le consentement explicite des intéressé-e-s pour la publication de données personnelles, en particulier les photographies et les enregistrements vidéo, ni de les retirer sur simple demande (art. 4).
- Selon le contexte, un mot de passe est établi par classe ou par groupe, et en principe pas par école.
Art 3. 1 : Ça veut dire quoi identifiable ?
- Si des gens peuvent « facilement » reconnaître la personne (visage, signe distinctif évident). Si des personnes qui ne la connaisse pas très bien arrivent à la reconnaître.
Art.3.2 Qu'en est-il de la publication des images/dessins tirés d'internet? A-t-on le droit d'illustrer par exemple le bulletin d'information avec des images trouvées sur Google? Y a-t-il des images gratuites que l'on peut utiliser?
- Effectivement des images libres de droit peuvent être utilisées. Le droit d’auteur doit être respecté quand il y a publication. Des informations sont à disposition sur https://www.fritic.ch/fr/prestations/informations-juridiques
Article 4
Art 4. 1 : Doit-on effacer les photos dès qu’un élève quitte l'établissement ?
- Pas forcément mais au plus tard 3 ans après la date de publication.
Article 6
Art 6. 2 : Puis-je encore utiliser des applications comme Dropbox pour stocker des données sensibles ?
- Non, c’est interdit selon l’art. 6. 2.
Article 7
Art 7. 3 : N’est-ce pas trop restrictif ?
- Suite à la consultation, les remarques ont été prises en compte. En comparaison avec les anciennes directives, il y a plus de marge de manœuvre. Simplement la responsabilité a été mise sur l’utilisateur et son analyse. Il est primordial de cadrer l’utilisation des plateformes tierces et le catalogue des plateformes reconnues permet l’utilisation pédagogique nécessaire.
Art 7. 3 : Que faire quand un élève part une année ou fait une pause de formation ?
- L’élève est sorti du système et le délai de 6 mois est appliqué. Il faut sauvegarder les données.
- Dans des cas isolés et à analyser, il est possible de contacter Fritic pour maintenir un compte actif.
Article 8
Art 8. 2 : Peut-on avoir tous un même document ?
- « La boîte à outils » sert de référence à l’établissement d’une charte par école.
- Un document par cycle ou plus personnalisé peut être réalisé en adéquation avec la Charte Internet « Boîte à outils ». Des exemples sont à disposition sur Friportail.
Art 8. 2 : Qu’est-ce qui se passe si un élève ne respecte pas les directives ou la charte ?
- C’est à la Direction d’école de sanctionner car manquement à la Charte signée.
Article 9
Art 9. 3 : Quand peut-on consulter ces personnes ?
- L’usage de cette procédure est réservé à des situations graves et d’urgence. C’est une mesure interne à la DFAC qui pourrait être utilisée en vue d’une médiation informelle avec les concerné-e-s, sans se substituer à une éventuelle procédure pénale et/ou civile et/ou administrative.
Art 9. 3 : Pourquoi ne pas nommer une personne par école ?
- La personne qui accède à ces droits a accès aux données de tout le tenant Edufr.
- Ces personnes doivent être assermentées
Peut-on créer un élève-test ?
- Non car tous les comptes sont affiliés à une personne existante.
- Ouvrir la porte à ceci amènerait une perte de contrôle des comptes et des usages de ces comptes.
Article 16
Art 16. 2 : Est-ce qu’un-e enseignant-e peut utiliser une plateforme qui n’est pas sur la liste ?
- Il appartient à la personne (art. 2 al. 1) de procéder à l’analyse de la plateforme selon les critères de reconnaissance (al. 2). En cas de doute et de demande subséquente, Fritic procède à l’analyse. A ce jour, un formulaire est à disposition sur le site Fritic.
Article 19
Art 19. 1 : Est-ce que je peux trouver un remplaçant à l’aide de WhatsApp ?
- Oui il est possible d’utiliser cet outil dans des cas d’urgence ou pour contacter des gens hors école.
- Dans la communication entre professionnelles, WhatsApp, Telegram Signal, … sont interdits.
Art 19. 3 : Pour un camp de ski, quelles possibilités pour communiquer avec les moniteurs ?
- Il est possible de communiquer par SMS, par un groupe de conversation TEAMS (moniteurs comme invités) ou une autre solution validée par la DFAC.
Article 20
Art 20. 1 : Qu’entend-on par téléphone ?
- Par téléphone, on entend appel téléphonique ou SMS.
Art 20. 1 : Peut-on utiliser Klapp ?
- Une appel d’offre va être faite pour la mise en place d’une solution numérique de communication instantanée avec les parents.
- Klapp a été testée dans le canton et répond majoritairement au cahier des charges demandé.
- Aucune validation n’a été faite à ce jour. Le financement n’est pas défini.
Article 22
Art 22 : Faut-il annoncer chaque contrôle à distance et comment le faire ?
L'annonce peut être donnée par oral ou par messages à l’écran et ce de manière régulière (minimum une fois par semestre).
Article 24
Art 24 : Que faire si la commune ne veut pas mettre en conformité le réseau sans fil ?
- Il est du devoir de la direction d’essayer puis de transmettre le refus à la DFAC
